Etat czy własna firma – co się bardziej opłaca w 2025 roku?
- 27 luty 2025
Wielu pracowników oraz przedsiębiorców zastanawia się, która forma zatrudnienia jest bardziej korzystna. Pracodawcy często proponują przejście na samozatrudnienie, ponieważ obniża to ich koszty. Natomiast czy dla pracownika oznacza to zarówno większe zarobki, jak i większą odpowiedzialność? Komu tak naprawę się opłaca samozatrudnienie?
Spis treści:
- Czym jest umowa o pracę?
- Czym jest działalność gospodarcza?
- Różnice między umową o pracę a prowadzeniem firmy
- Wyliczenia kosztów umowy o pracę w 2025 roku na przykładzie
- Wyliczenia kosztów prowadzenia firmy na skali podatkowej
- Wyliczenia kosztów działalności gospodarczej na ryczałcie
- Podsumowanie z perspektywy pracownika
- Podsumowanie z perspektywy pracodawcy
Z artykułu dowiesz się jakie są kluczowe różnice między umową o pracę a działalnością gospodarczą. Poznasz ich wady i zalety oraz sytuacje, w których jedno rozwiązanie może być lepsze od drugiego. Przede wszystkim dowiesz się, co bardziej się opłaca.
Bezpłatnie
Bez zobowiązań
Usługa dotyczy zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej
Polecane artykuły
Zakładanie firmy
Sprawdź nasz praktyczny przewodnik
MPP
Mechanizm podzielonej płatności
Księgowość firm
Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), Pełna Księgowość, Ryczałt Ewidencjonowany
Czym jest umowa o pracę?
Umowa o pracę to najczęściej stosowana forma zatrudnienia w Polsce, regulowana przez Kodeks pracy. Jest to umowa między pracodawcą a pracownikiem, w której określone są obowiązki obu stron oraz warunki zatrudnienia. Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem, w określonym miejscu i czasie, a pracodawca zobowiązuje się do wypłacania wynagrodzenia i zapewnienia odpowiednich warunków pracy.
Podstawowe cechy umowy o pracę:
- Stabilność zatrudnienia – pracownik ma prawo do okresu wypowiedzenia, a rozwiązanie umowy wymaga spełnienia określonych warunków.
- Świadczenia socjalne – prawo do urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego, macierzyńskiego i emerytury.
- ZUS i podatki – składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne są automatycznie potrącane z pensji przez pracodawcę.
- Czas pracy – regulowany, najczęściej 40 godzin tygodniowo, z możliwością nadgodzin (dodatkowo płatnych).
Umowa o prace może być zawarta na okres próby, na czas określony jak i nieokreślony. Dzięki umowie o pracę pracownik ma zagwarantowane liczne prawa, ale jednocześnie jego wynagrodzenie netto jest zazwyczaj niższe niż w przypadku samozatrudnienia, ze względu na wysokie składki i podatki.
Czym jest działalność gospodarcza?
Działalność gospodarcza to zorganizowana i ciągła działalność zarobkowa prowadzona we własnym imieniu. Oznacza to, że osoba prowadząca firmę samodzielnie decyduje o sposobie jej działania, ponosi odpowiedzialność za swoje zobowiązania oraz osiąga z tego tytułu dochody.
W Polsce definicję działalności gospodarczej reguluje ustawa Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którą jest to działalność prowadzona w sposób zorganizowany i ciągły w celu osiągnięcia zysku.
Podstawowe cechy działalności gospodarczej
- Samodzielność – przedsiębiorca działa na własną odpowiedzialność i sam podejmuje decyzje biznesowe.
- Ciągłość – działalność nie może być jednorazowa, musi mieć charakter stały lub powtarzalny.
- Cel zarobkowy – działalność powinna generować przychód (choć nie oznacza to, że firma nie może ponosić strat).
- Zorganizowanie – przedsiębiorca musi prowadzić firmę w sposób uporządkowany, np. rejestrując ją w odpowiednich urzędach i prowadząc ewidencję przychodów.
Dla kogo jest działalność gospodarcza?
Prowadzenie działalności daje większą elastyczność i możliwości optymalizacji podatkowej, ale oznacza również większą odpowiedzialność. Przedsiębiorca sam musi dbać o swoich klientów, zapewnić sobie dochód i opłacić wszystkie zobowiązania.
Działalność gospodarcza jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które chcą pracować na własny rachunek, mieć większą swobodę działania i potencjalnie zarabiać więcej niż na etacie. Jednak wymaga to również większej samodyscypliny, planowania i znajomości podstaw księgowości oraz przepisów podatkowych.
Różnice między umową o pracę a prowadzeniem firmy
Sposób rozliczeń – PIT, ZUS, VAT
Umowa o pracę:
- Podatek dochodowy (PIT) jest pobierany i odprowadzany przez pracodawcę na zasadach ogólnych.
- Składki ZUS (ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne, rentowe, chorobowe) są potrącane z pensji pracownika, a część opłaca pracodawca.
- Pracownik nie musi samodzielnie rozliczać podatków – zajmuje się tym pracodawca, który co roku wystawia PIT-11.
Własna firma:
- Podatek dochodowy zależy od wybranej formy opodatkowania (skala podatkowa 12% i 32%, podatek liniowy 19% lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).
- Przedsiębiorca opłaca składki ZUS samodzielnie – mogą być one niższe niż w przypadku umowy o pracę (np. preferencyjny ZUS przez pierwsze 2 lata działalności).
- Może być zobowiązany do rozliczania VAT, jeśli jego działalność przekroczy limit zwolnienia (200 000 zł rocznie) lub świadczy usługi objęte obowiązkowym VAT-em.
Obowiązki formalne – księgowość i dokumentacja
Umowa o pracę:
- Pracownik nie prowadzi żadnej dokumentacji księgowej – wszystko rozlicza pracodawca.
- Jedyne formalności to coroczne rozliczenie PIT-u, które jest już wstępnie przygotowane przez urząd skarbowy.
Działalność:
- Konieczność prowadzenia księgowości – najczęściej w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencji ryczałtowej.
- Samodzielne wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń podatkowych.
- Regularne składanie deklaracji do urzędu skarbowego i ZUS (np. JPK_VAT, PIT, ZUS DRA).
- Możliwość korzystania z usług księgowych lub oprogramowania do księgowości online.
Wyliczenia kosztów umowy o pracę w 2025 roku na przykładzie
Pan Tomek w wieku 27 lat, ma zamiar zatrudnić się na umowę o pracę, na kwotę 8 000 zł brutto miesięcznie. Ponieważ ma wątpliwości chce sprawdzić, ile wyniesie jego wynagrodzenie „na rękę” oraz jakie koszty poniesie jego potencjalny pracodawca. Pomoże mu to podjąć świadomie najlepszą decyzję, jak i da możliwość na maksymalizację dochodów.
W poniższym wyliczeniu uwzględnimy składki ZUS, podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną. Rozbijemy wynagrodzenie Pana Tomka na poszczególne elementy, aby dokładnie zobaczyć, jaką część pensji pochłaniają obowiązkowe obciążenia oraz ile faktycznie zostaje na jego koncie. Dodatkowo sprawdzimy, jaki jest całkowity koszt pracodawcy, czyli ile firma rzeczywiście płaci za zatrudnienie Pana Tomka.
Rozliczenie umowy o pracę
1. Składki społeczne ZUS potrącane z wynagrodzenia brutto pracownika
Wynagrodzenie 8 000 zł brutto
Emerytalna 9,76% → 780,80 zł
Rentowa 1,50% → 120,00 zł
Chorobowa 2,45% → 196,00 zł
Razem ZUS 13,71% → 1 096,80 zł
2. Składka zdrowotna 9%
Kwota brutto – składki ZUS
8 000 zł – 1096,80 zł = 6 903,20 zł
6 903,20 zł x 9% = 621,29 zł
3. Podstawa opodatkowania
Wynagrodzenie brutto – składki ZUS – koszty uzyskania przychodu (250 podstawowe)
8 000 zł – 1 096,80 zł – 250,00 = 6 653 zł
4. Zaliczka na podatek
Kwota zmniejszająca podatek: 300 zł miesięcznie
Stawka podatku (12%):
6 653 zł × 12% – 300 = 498 zł
5. Wynagrodzenie netto (na rękę)
Brutto – ZUS pracownika – składka zdrowotna – zaliczka PIT
8 000 zł – 1 096,80 zł – 621,29 zł – 498 zł = 5 783,91 zł
Pan Tomek otrzyma na rękę: 5 783,91 zł
Koszty pracodawcy na umowie o pracę
Pracodawca oprócz wynagrodzenia brutto musi zapłacić dodatkowe składki:
Wynagrodzenie 8 000 zł brutto
Emerytalna 9,76% → 780,80 zł
Rentowa 6,50% → 520,00 zł
Wypadkowa ok. 1,67% → 133,60 zł
Fundusz Pracy 2,45% → 196,00 zł
FGŚP 0,10% → 8,00 zł
Razem ZUS (pracodawca) 20,48% → 1 638,40 zł
wynagrodzenie brutto + składki pracodawcy
8 000 zł + 1 638,40 zł = 9 638,40 zł
Całkowity koszt pracodawcy: 9 638,40 zł
Pan Tomek, zatrudniony na umowę o pracę 8 000 zł brutto, otrzyma na rękę 5 783,91 zł po odliczeniu składek ZUS, zaliczki na podatek oraz składki zdrowotnej.
Jego pracodawca poniesie jednak wyższy koszt zatrudnienia. Po doliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze, całkowity koszt pracodawcy będzie bliski 9 650 zł.
Wyliczenia kosztów prowadzenia firmy na skali podatkowej w 2025 roku
Załóżmy, że zamiast pracować na umowie o pracę, Pan Tomek wybierze prowadzenie działalności gospodarczej, opodatkowanej według skali podatkowej (12% i 32%). Jego miesięczny przychód wyniesie 9 650 zł, czyli tyle samo, ile całkowity koszt zatrudnienia na umowie o pracę.
Sprawdzimy, ile zostanie mu „na rękę” po odliczeniu obowiązkowych składek ZUS oraz podatku dochodowego. Uwzględnimy również składkę zdrowotną, która w przypadku skali podatkowej wynosi 9% dochodu.
Dodatkowo, Pan Tomek jako przedsiębiorca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania o koszty prowadzenia działalności, takie jak np. sprzęt, paliwo czy biuro. W tym przykładzie przyjmiemy, że nie ma dodatkowych kosztów, aby porównać sytuację bezpośrednio z umową o pracę.
Wyliczenia kosztów działalności na skali podatkowej
Kwota zmniejszająca podatek: 300 zł miesięcznie
Składka zdrowotna 9%, od podstawy (kwota brutto – składki ZUS społeczne)
1. Obciążenia Pana Tomka w pierwszych 7 miesiącach prowadzenia działalności
(ulga na start z rozpoczęciem od 2 dnia miesiąca)
Składka zdrowotna 9%
9 650,00 zł x 9% = 868,50 zł
Zaliczka na podatek
9 650,00 zł x 12% – 300 = 858 zł
9 650,00 zł – 868,5 zł – 858 zł = 7 923,50 zł
Pan Tomek otrzyma: 7 923,50 zł
2. Obciążenia Pana Tomka w kolejnych 24 miesiącach prowadzenia działalności
(preferencyjny ZUS)
Składki społeczne preferencyjne na rok 2025: 442,90 zł (z chorobowym)
Składka zdrowotna 9%
(9 650,00 zł – 442,90 zł) x 9% = 828,64 zł
Zaliczka na podatek
(9 650,00 zł – 442,90 zł) x 12% – 300 zł = 805 zł
9 650,00 zł – 442,90 zł – 828,64 zł – 805 zł = 7 573,46 zł
Pan Tomek otrzyma: 7 573,46 zł
3. Obciążenia po okresie preferencyjnym
Pełne składki społeczne na rok 2025: 1 773,96 zł (z chorobowym)
Składka zdrowotna 9%
(9 650,00 zł – 1 773,96 zł) x 9% = 708,84 zł
Zaliczka na podatek
(9 650,00 zł – 1 773,96 zł) x 12% – 300 zł = 645 zł
9 650,00 zł – 1 773,96 zł – 708,84 zł – 645 zł = 6 522,20 zł
Pan Tomek otrzyma: 6 522,20 zł
Pan Tomek, prowadząc działalność gospodarczą i rozliczając się według skali podatkowej, przejdzie przez trzy różne etapy pod względem obciążeń podatkowych i składek ZUS. Każdy z tych okresów wpłynie na wysokość dochodu, jaki końcowo osiągnie.
- Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy + rozpoczęcie od 2 dnia miesiąca → 7 miesięcy)
Nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne, jedynie składkę zdrowotną i podatek dochodowy.
Na rękę: 7 923,50 zł - Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące)
Płaci obniżone składki społeczne (442,90 zł), składkę zdrowotną oraz podatek dochodowy.
Na rękę: 7 573,46 zł - Pełne składki ZUS (po zakończeniu okresu preferencyjnego)
Płaci pełne składki społeczne (1 773,96 zł), składkę zdrowotną oraz podatek dochodowy.
Na rękę: 6 522,20 zł
Wyliczenia kosztów działalności gospodarczej na ryczałcie w 2025 roku
Przyjmijmy, że Pan Tomek zdecydował się ostatecznie na prowadzenie działalności gospodarczej i będzie świadczył usługi budowlane. W związku z tym wybrał ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jako formę opodatkowania, gdzie obowiązująca stawka wynosi 5,5% od przychodu.
Jego miesięczny przychód wyniesie 9 650 zł, czyli tyle samo, ile wynosił w poprzednich przypadkach. Ponieważ na ryczałcie podatek obliczany jest od przychodu, Pan Tomek nie może odliczać kosztów prowadzenia działalności (np. zakupu materiałów czy narzędzi).
Sprawdzimy, ile w tym przypadku pozostanie mu „na rękę”. Aby to wyliczyć musimy od przychodu odjąć obowiązkowe składki na ZUS, składkę zdrowotną oraz podatek ryczałtowy. Pokażemy również, jak różni się to od wynagrodzenia netto w przypadku umowy o pracę.
Wyliczenia kosztów działalności na ryczałcie
Składka zdrowotna na ryczałcie zależy od rocznego przychodu:
do 60 000 zł: 461,66 zł
od 60 001 zł do 300 000 zł: 769,43 zł ← wysokość składki w naszym przypadku
powyżej 300 000 zł: 1 384,97 zł
Na ryczałcie można odliczyć od przychodu → 50% zapłaconej składki zdrowotnej i składki społeczne
1. Obciążenia Pana Tomka w pierwszych 7 miesiącach prowadzenia działalności
(ulga na start z rozpoczęciem od 2 dnia miesiąca)
Podstawa opodatkowania
9 650 zł – 769,43 zł x 50% = 9 265,29 zł
Zaliczka na podatek
9 265,29 zł x 5,5% = 510 zł
9 650 zł – 769,43 zł – 510 zł = 8 370,57 zł
Pan Tomek otrzyma: 8 370,57 zł
2. Obciążenia Pana Tomka w kolejnych 24 miesiącach prowadzenia działalności
(preferencyjny ZUS)
Składki społeczne preferencyjne na rok 2025: 442,90 zł (z chorobowym)
Podstawa opodatkowania
9 650 zł – 769,43 zł x 50% – 442,90 zł = 8 822,39 zł
Zaliczka na podatek
8 822,39 zł x 5,5% = 485 zł
9 650 zł – 769,43 zł – 442,90 zł – 485 zł = 7 952,67 zł
Pan Tomek otrzyma: 7 952,67 zł
3. Obciążenia po okresie preferencyjnym
Pełne składki społeczne na rok 2025: 1 773,96 zł (z chorobowym)
Podstawa opodatkowania
9 650 zł – 769,43 zł x 50% – 1 773,96 zł = 7 491,33 zł
Zaliczka na podatek
7 491,33 zł x 5,5% = 412 zł
9 650 zł – 769,43 zł – 1 773,96 zł – 412zł = 6 694,61 zł
Pan Tomek otrzyma: 6 694,61 zł
Pan Tomek, prowadząc działalność gospodarczą i rozliczając się na ryczałcie ewidencjonowanym, podobnie przejdzie przez trzy różne etapy pod względem obciążeń podatkowych i składek ZUS.
- Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy + rozpoczęcie od 2 dnia miesiąca → 7 miesięcy)
Nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne, jedynie składkę zdrowotną i podatek ryczałtowy.
Na rękę: 8 370,57 zł - Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące)
Płaci obniżone składki społeczne (442,90 zł), składkę zdrowotną oraz podatek ryczałtowy.
Na rękę: 7 952,67 zł - Pełne składki ZUS (po zakończeniu okresu preferencyjnego)
Płaci pełne składki społeczne (1 773,96 zł), składkę zdrowotną oraz podatek ryczałtowy.
Na rękę: 6 694,61 zł
Podsumowanie z perspektywy pracownika
Decydując się na umowę o pracę, pracownik otrzymuje stabilne wynagrodzenie, ochronę prawną oraz dostęp do świadczeń takich jak płatne urlopy czy zwolnienia chorobowe. Nie musi martwić się formalnościami – podatki i składki odprowadza za niego pracodawca. Jego wynagrodzenie netto jest jednak stosunkowo niskie – z pensji 8 000 zł brutto do dyspozycji zostaje mu 5 783,91 zł, gdy pracodawca ponosi całkowity koszt 9 650 zł. Różnica ta wynika z wysokich obciążeń składkowych i podatkowych, które są nieuniknione przy umowie o pracę.
Gdyby wybrał działalność gospodarczą, przy tych samych kosztach dla pracodawcy, jego dochód netto zależałby od formy opodatkowania oraz etapu, w którym się znajduje pod względem składek ZUS. Początkowo, korzystając z ulgi na start, zarabiałby 7 923,50 zł na skali podatkowej lub nawet 8 370,57 zł na ryczałcie. Wraz z upływem czasu, koszty rosną – po zakończeniu okresu preferencyjnego, gdy zaczyna płacić pełny ZUS, jego dochód spada odpowiednio do 6 522,20 zł (skala) lub 6 694,61 zł (ryczałt) ale jest to i tak więcej niż na umowie o prace.
Korzyści finansowe prowadzenia działalności w pierwszych 2 latach
Umowa o pracę:
1 rok → 12 x 5783,91 = 69 406,92 zł
Działalność na skali podatkowej
1 rok → (7 x 7923,50) + (5 x 7573,46)
55 464,50 + 37 867,30 = 93 331,80 zł
2 rok → 12 x 7573,46 = 90 881,52 zł
Działalność na ryczałcie 5,5%
1 rok → (7 x 8370,57) + (5 x 7952,67)
58 593,99 + 39 763,35 = 98 357,34 zł
2 rok → 12 x 7952,67 = 95 432,04 zł
Wybierając skalę podatkową w 1 roku zarobimy o 23 925 zł więcej, w kolejnym o 21 475 zł. Co łącznie nam daje 45 399 zł w dwa lata w porównaniu z umową o prace.
Wybierając w tym przypadku ryczałt, w pierwszym roku zarobimy więcej o 28 950 zł, w drugim o 26 025 zł. Przez dwa lata łącznie to 54 976 zł więcej względem zatrudnienia na umowie o pracę.
54 976 zł – o tyle można więcej zarobić przez pierwsze dwa lata działalności gospodarczej, dokonując świadomego wyboru.
(porównanie dotyczy umowy o pracę i działalności gospodarczej na ryczałcie)
Podsumowanie z perspektywy pracodawcy
Dla pracodawcy zatrudnienie na umowę o pracę oznacza wysokie koszty – przy pensji 8 000 zł brutto firma realnie wydaje 9 650 zł miesięcznie. Dodatkowo, wiąże się to z formalnościami takimi jak ewidencja czasu pracy, urlopy czy obowiązki związane z ochroną pracownika.
Współpraca na zasadach B2B (samozatrudnienie) pozwala znacznie obniżyć koszty pracodawcy. Nie musi on odprowadzać składek na ZUS, funduszy socjalnych czy podatków – rozlicza się jedynie na podstawie wystawionej faktury. W efekcie, firma może zaoferować wyższe wynagrodzenie netto przy niższym całkowitym koszcie. Przykładowo, zamiast płacić 9 650 zł za etat, może zaproponować np. 9 000 zł netto na fakturze, co wciąż będzie bardziej opłacalne niż umowa o pracę.
Korzyści dla pracodawcy przy współpracy B2B
Niższe koszty zatrudnienia
- Pracodawca nie ponosi kosztów składek na ZUS, FP, FGŚP i innych obowiązkowych danin.
- Brak konieczności płacenia wynagrodzenia za urlop czy zwolnienie lekarskie.
- Oszczędność na świadczeniach dodatkowych (np. ubezpieczeniach grupowych, funduszu socjalnym).
- Brak zobowiązań w zakresie podwyżek wynikających z regulacji płacowych.
Brak obowiązków administracyjnych i kadrowych
- Pracodawca nie musi prowadzić ewidencji czasu pracy, urlopów czy rozliczeń ZUS i PIT.
- Brak konieczności tworzenia akt osobowych, przechowywania dokumentacji kadrowej.
- Uniknięcie kontroli PIP i innych urzędów związanych z prawem pracy.
Większa motywacja do efektywnej pracy
- Współpraca B2B często opiera się na modelu wynagrodzenia zależnym od wyników (np. prowizje, premie).
- Samozatrudniony przedsiębiorca jest bardziej zmotywowany do wydajnej pracy, bo zarabia więcej, im więcej i lepiej pracuje.
Największe korzyści dla pracodawcy przy współpracy B2B to: pełna elastyczność zatrudnienia, brak zobowiązań socjalnych, brak regulacji płacowych, wydajniejsza praca.